Um escritório jurídico deve ser muito organizado, afinal, trabalhar com advogados que mantenha o foco na organização traz muita credibilidade para essa área que demanda tanta burocracia e cumprimento de prazos e metas, por isso, separamos 5 maneiras de organizar o seu escritório jurídico por departamento, já que, esse método de separação de acordo com cada ambiente é a melhor forma de organizar um ambiente repleto de profissionais de diversas áreas do Direito.
E, quando falamos de organização, não estamos nos referindo somente ao ambiente com arquivos organizados em ordem alfabética ou móveis bem distribuídos, mas sobre a separação de um escritório por departamentos especializados em cada um dos segmentos que envolvem essa área tão abrangente.
Acompanhe as 5 maneiras de organizar o seu escritório jurídico por departamento, logo a seguir.
Controle de clientes e contratos
Em um escritório jurídico é importante que um setor seja separado para o controle da carteira de clientes e dos contratos firmados com cada contratante.
Por isso, umas das maneiras de organizar o seu escritório jurídico por departamento é considerar que uma sala ou mesa deve ser especializada no controle da clientela e dos contratos formados, pois isso permite com que os especialistas nessa área, consigam avaliar melhor o que precisa ser feito para entender o perfil e as necessidades de cada cliente.
Os advogados que atuarem diretamente com os contratos, devem tomar as decisões que oferecerão melhor qualidade de vida para seus clientes, visto que, está em suas mãos cada uma das cláusulas do contrato e cabe a esses profissionais garantirem que elas sejam obedecidas por ambas as partes, sejam os seus parceiros de trabalho em relação aos prazos, sejam o pagamentos de honorários dos clientes.
Gestão de finanças do escritório
Outra que está na lista das maneiras de organizar o seu escritório jurídico por departamento é a criação de um setor voltado somente para as finanças dos escritórios, afinal, todo negócio depende de um especialista no ramo financeiro, mas, isso não é ensinado nas faculdades de Direito, uma área voltada para os recursos humanos.
Então, para garantir que haja um departamento financeiro em um escritório jurídico, é preciso contratar um contador que se encarregará das seguintes funções:
- Planejar o orçamento do escritório;
- Registrar toda movimentação financeira;
- Documentar todos os bens e sócios da empresa, já que um escritório deve ser visto com uma empresa aberta.
Gerenciamento de processos
Todo escritório jurídico deve contar com um setor especializado em gerenciamento de processos e, por isso, uma organização física voltada para essa função é uma das principais maneiras de organizar o seu escritório jurídico por departamento.
Neste departamento, encontram-se os advogados responsáveis por fazer os processos de seus clientes andarem, seja por meio do envio de anexos para tribunais, seja por meio de assinaturas digitais, entre outros passos relacionados à vida jurídica que vão desde o inquérito em delegacias até o final do cumprimento de sentença, em áreas criminais.
Nesse setor, os especialistas lidam com as seguinte práticas:
- Controle de processos no escritório;
- Registro de cada processo que está associado a determinado advogado;
- Controle de prazos para entregas de ações realizadas pelos profissionais jurídicos.
Gestão de tempo
O planejamento do dia de um advogado é assunto sério e, por isso, um escritório jurídico que conta com um departamento especializado na gestão do tempo, está à frente da concorrência em questões de eficiência.
Esses profissionais não precisam ser formados em nenhum curso superior, visto que, nesse caso, essas pessoas precisam lidar com o cumprimento de prazos estabelecidos pelos advogados.
Por exemplo, nesse departamento podem ser encontrados os estagiários e os ajudantes que precisam frequentar constantemente os fóruns e cartórios para assinaturas e carimbos que fazem parte da burocracia dessa profissão.
Gestão de software jurídico
Estamos avançando cada vez mais rumo ao futuro tecnológico, por isso, uma das maneiras de organizar o seu escritório jurídico por departamento é a criação de um setor voltado exclusivamente para o gerenciamento de softwares.
Com a ajuda de um software jurídico, os profissionais dessa área conseguem ganhar muito mais tempo e apresentar serviços de alta qualidade para seus clientes, podendo controlar tudo por um sistema integrado, graças ao auxílio de um especialista em TI (Tecnologia da Informação) voltado somente para essa função.
Por que é importante aderir às maneiras de organizar o seu escritório jurídico por departamento?
Como em qualquer outro setor, na área de Direito, é muito importante conhecer as maneiras de organizar o seu escritório jurídico por departamento para que o ambiente seja mais atrativo para os clientes que, ao entrar nesse escritório, já percebem que os profissionais são especialistas no que fazem, com mesas separadas por atuação e salas especializadas em determinados serviços, assim como em grandes empresas, onde encontramos o setor de recursos humanos com diversas mesas, sendo que, cada uma delas é responsável por organizar uma área jurídica.